香港公司會(huì)議、決議、公司記錄常見(jiàn)問(wèn)題

在新條例下,公司須就其每個(gè)財(cái)政年度舉行周年大會(huì),而并非就每個(gè)公歷年舉行。
 
詳情
 
1. 在新《公司條例》(第622章)(下稱「新條例」)下是否有任何新措施利便舉行成員大會(huì)?
 
有。根據(jù)第584條,公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會(huì)上聆聽(tīng)、發(fā)言及表決的任何科技,在兩個(gè)或多于兩個(gè)地方舉行成員大會(huì),但須受公司章程細(xì)則的條文規(guī)限。
 
2.在新條例下公司須否每年都舉行周年成員大會(huì)(下稱「周年大會(huì)」)?
 
在新條例下,公司須就其每個(gè)財(cái)政年度舉行周年大會(huì),而并非就每個(gè)公歷年舉行。請(qǐng)參閱下文問(wèn)7。公司在以下情況可無(wú)須舉行周年大會(huì):
 
根據(jù)第612(1)條,如所有須在該周年大會(huì)上作出的事情,已藉書(shū)面決議作出;而須在該周年大會(huì)上提交省覽或交出的文件的文本,均已在該書(shū)面決議傳閱日期當(dāng)日或之前,向公司每名成員提供,公司便無(wú)須舉行周年大會(huì)。
 
第612(2)(a)條訂明 ,只有一名成員的公司無(wú)須舉行周年大會(huì)。
 
第613條容許公司可藉一項(xiàng)書(shū)面決議或一項(xiàng)獲公司所有成員在某成員大會(huì)上通過(guò)的決議,免除舉行周年大會(huì)。
 
第611條豁免不活動(dòng)公司舉行周年大會(huì)的規(guī)定。
 
3. 只有一名成員的公司是否必須通過(guò)決議,以免除舉行周年大會(huì)?
 
根據(jù)新條例第612(2)(a)條,只有一名成員的公司無(wú)須舉行周年大會(huì),亦無(wú)須通過(guò)決議以免除舉行周年大會(huì)。
 
4. 如公司無(wú)須按照新條例第612(2)(a)條舉行周年大會(huì)或已按照新條例第612(2)(b)及613條免除舉行周年大會(huì),則該公司該如何把公司帳目提交省覽、批準(zhǔn)宣布分派末期股息,以及處理再度委任董事或核數(shù)師等事宜?
 
如公司無(wú)須就某個(gè)財(cái)政年度舉行周年大會(huì),則擔(dān)任該公司的核數(shù)師的人,在其委任期終結(jié)時(shí),須當(dāng)作再度獲委任為該公司下一個(gè)財(cái)政年度的核數(shù)師(第403(1)條),該公司亦須向公司每名成員送交關(guān)乎該財(cái)政年度的報(bào)告文件的文本(第430(3)條)。
 
新條例并無(wú)條文訂明當(dāng)公司無(wú)須按照第612(2)(a)條舉行周年大會(huì)或已按照第612(2)(b)及613條免除舉行周年大會(huì)時(shí),該如何處理有關(guān)分派末期股息或董事參選連任的事宜。公司可參閱在其組織章程細(xì)則內(nèi)的相關(guān)條文(如有的話)。
 
公司如已采納私人公司的章程細(xì)則范本,可參閱《公司(章程細(xì)則范本)公告》(第622H章) 附表2。如有需要,董事可召開(kāi)或公司的成員可要求董事召開(kāi)成員大會(huì),以處理該等事宜。公司亦可為此目的而通過(guò)書(shū)面決議。
 
5.在新條例下公司如何免除舉行周年大會(huì)?公司可否根據(jù)第612(2)(b)及613條就一個(gè)于新條例的生效日期前開(kāi)始的財(cái)政年度免除舉行周年大會(huì)?
 
請(qǐng)參閱上文問(wèn)2。公司須按照第613條通過(guò)決議,并須于通過(guò)決議后的15日內(nèi)向公司注冊(cè)處處長(zhǎng)交付獲通過(guò)的決議的文本(第622(1)(g)及(2)條)。
 
公司只可憑第612(2)(b)及613條就一個(gè)于新條例生效當(dāng)日(即2014年3月3日)或之后開(kāi)始的財(cái)政年度免除舉行周年大會(huì)。只有一名成員的公司亦只可按新條例第612(2)(a)條,就一個(gè)于2014年3月3日或之后開(kāi)始的財(cái)政年度無(wú)須舉行周年大會(huì)。請(qǐng)參照附表11第78(1)及107(2)條。
 
6. 根據(jù)《舊有公司條例》注冊(cè)的公司是否須先修訂其組織章程細(xì)則(下稱「章程細(xì)則」),然后才可利用新條例第612(2)及613條而無(wú)須舉行或免除舉行周年大會(huì)?
 
免除舉行周年大會(huì)的相關(guān)條文屬許可性條文,該條文并沒(méi)有明訂凌駕公司章程細(xì)則的條文。公司可視乎適當(dāng)情況,在其章程細(xì)則內(nèi)訂明公司的規(guī)定。
 
如公司希望利用第612(2)及613條,但其章程細(xì)則訂明必須舉行周年大會(huì)或不容許免除周年大會(huì),則該公司便會(huì)須修訂其章程細(xì)則,以便在不舉行周年大會(huì)的情況下亦不會(huì)違反其章程細(xì)則。由于各章程細(xì)則的條文內(nèi)容有所不同,個(gè)別公司應(yīng)征詢專業(yè)意見(jiàn),以考慮是否有需要作出修訂。
 
7. 在新條例下公司須于何時(shí)舉行周年大會(huì)?
 
公司須就其每個(gè)財(cái)政年度,在以下期間內(nèi)舉行周年大會(huì):
 
如屬擔(dān)保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司,須于會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的9個(gè)月內(nèi),舉行周年大會(huì);
 
及如屬任何其他公司,須于會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的6個(gè)月內(nèi),舉行周年大會(huì)。(第610(1)及(4)條)
 
會(huì)計(jì)參照期是決定有關(guān)財(cái)政年度所參照的限期。
 
如會(huì)計(jì)參照期是有關(guān)公司的首個(gè)會(huì)計(jì)參照期,而該參照期超過(guò)12個(gè)月,則公司須在以下期間內(nèi)舉行周年大會(huì):
 
如屬擔(dān)保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司,則須:
 
于公司成立為法團(tuán)的首個(gè)周年日后的9個(gè)月內(nèi),舉行周年大會(huì);或
 
于該會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的3個(gè)月內(nèi),舉行周年大會(huì), 兩者以較遲者為準(zhǔn);及
如屬任何其他公司,則須:
 
于公司成立為法團(tuán)的首個(gè)周年日后的6個(gè)月內(nèi),舉行周年大會(huì);或
 
于該會(huì)計(jì)參照期結(jié)束后的3個(gè)月內(nèi),舉行周年大會(huì), 兩者以較遲者為準(zhǔn)。
(第610(2)及(4)條)
 
8. 在新條例下舉行成員大會(huì)的通知期為多少?
 
如屬舉行周年大會(huì),通知期最少21日。如屬其他情況,有限公司的通知期最少14日,無(wú)限公司的通知期最少7日(第571(1)條)。
 
如有關(guān)公司的章程細(xì)則規(guī)定的通知期較長(zhǎng),則須給予該較長(zhǎng)通知期的召開(kāi)大會(huì)通知(第571(2)條)。
 
9. 召開(kāi)公司成員大會(huì)的通知期可否縮短至少于21日?如可以的話,新條例下的規(guī)定為何?
 
可以縮短。如屬周年成員大會(huì),如果全體有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員都同意,便可以將通知期縮短至少于21日(第571(3)(a)條)。如屬任何其他成員大會(huì),如果占有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員人數(shù)的多數(shù)成員都同意,而該等成員合共占全體成員的總表決權(quán)最少95%,便可以將通知期縮短至少于14日(就有限公司而言)或7日(就無(wú)限公司而言)(第571(1)(b)條及571(3)(b)條)。
 
10. 如有關(guān)公司的章程細(xì)則規(guī)定召開(kāi)公司成員大會(huì)的通知期,較第571(1) 條指明的通知期為長(zhǎng),則就召開(kāi)公司成員大會(huì)而言,可否給予較該公司的章程細(xì)則指明的通知期為短的通知?如可以的話,則新條例的規(guī)定為何?
 
可以。在以下情況下,公司成員大會(huì)會(huì)視為是妥為召開(kāi)的:如屬周年成員大會(huì),全體有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員,都同意縮短通知期至少于21日(第571(3)(a)條);及如屬任何其他成員大會(huì),占有權(quán)出席并在該成員大會(huì)上有權(quán)表決的成員人數(shù)的多數(shù)成員,而該等成員合共占全體成員的總表決權(quán)最少95%,都同意較短的通知期(第571(3)(b)條)。
 
11. 在新條例下有否任何關(guān)于提出及通過(guò)書(shū)面決議的新規(guī)定?
 
第12部第1分部第2次分部訂明提出、通過(guò)及記錄書(shū)面決議的程序,大致如下:
如有成員提出書(shū)面決議,而有關(guān)公司收到占總表決權(quán)不少于百分之五,或有關(guān)公司的章程細(xì)則為此目的而指明的較低百分比的成員提出要求傳閱該決議,則該公司須向全體有權(quán)表決的成員傳閱該決議(第 552條)。
 
提出書(shū)面決議的成員,可要求該公司在傳閱該決議的同時(shí),傳閱關(guān)于該決議的標(biāo)的事宜而字?jǐn)?shù)不多于1 000字的陳述書(shū) (第 551條)。
 
如法院信納所賦予的權(quán)利正被濫用或正被用以在帶誹謗成分的事宜上,取得不必要的宣傳,則公司無(wú)須傳閱陳述書(shū) (第554條)。
 
傳閱可以印本形式或電子形式,或在網(wǎng)站上提供有關(guān)文本的方式作出(第553條)。成員可就被提出的書(shū)面決議表示同意,并采用印本形式或電子形式把有關(guān)決議送交有關(guān)公司(第556條)。
 
對(duì)被提出的書(shū)面決議表示同意的限期為28日或有關(guān)公司的章程細(xì)則指明的限期(第558條)。
 
如決議是采用書(shū)面決議形式通過(guò),有關(guān)公司須在通過(guò)后的15日內(nèi),就此事向公司每名成員及公司的核數(shù)師送交通知(第559條)。
 
公司的章程細(xì)則亦可訂明其他程序批準(zhǔn)該公司在不舉行會(huì)議的情況下通過(guò)某決議,但有關(guān)決議須獲得全體有權(quán)表決的成員的同意(第561條)。
 
12. 如公司的章程細(xì)則載有其他程序批準(zhǔn)該公司在不舉行會(huì)議的情況下通過(guò)某決議,則該公司須否遵從第12部第1分部第2次分部所載的程序(下稱「該等法定程序」),例如通知公司的成員及核數(shù)師某書(shū)面決議已獲通過(guò)?
 
如公司的章程細(xì)則訂明可在不舉行會(huì)議的情況下通過(guò)決議的程序,而章程細(xì)則的條文又符合第561(2)及(3)條的規(guī)定,則該公司可根據(jù)其章程細(xì)則所載的該等條文通過(guò)決議。該等法定程序不會(huì)影響章程細(xì)則所載的該等條文。
 
不過(guò),請(qǐng)注意,第561(1)條訂明公司的章程細(xì)則的條文如會(huì)有以下效果,該條文在有該效果的范圍內(nèi)屬無(wú)效︰決議不得采用書(shū)面決議形式提出及通過(guò)。如某書(shū)面決議是公司的董事或成員根據(jù)第549條妥為提出采用的,則該公司便須遵從該等法定程序。
 
13. 在新條例下誰(shuí)可提出書(shū)面決議?
 
公司的董事或成員可提出采用書(shū)面決議形式的決議(第549條)。
 
14. 如公司的董事或成員以外的人提出采用書(shū)面決議形式的決議,該公司是否必須按照第553條傳閱該決議?如該決議由一位占總表決權(quán)少于5%的公司成員提出,則情況又如何?
 
如采用書(shū)面決議形式的決議并非按照第549條由公司的董事或成員提出,則公司無(wú)須按照第550或552條以書(shū)面決議形式傳閱該決議。
 
就傳閱被提出的采用書(shū)面決議形式的決議而言,公司的章程細(xì)則如沒(méi)有指明一個(gè)占總表決權(quán)低于5%的所需百分比,而該公司亦沒(méi)有收到占全體有權(quán)就該決議表決的成員總表決權(quán)不少于5%的成員提出要求,要求該公司傳閱該決議,則該公司無(wú)須按照第552條傳閱該決議。
 
由于當(dāng)公司有需要根據(jù)第550或552條傳閱被提出的采用書(shū)面決議形式的決議時(shí),第553條的規(guī)定方會(huì)適用,因此,按照第553條須傳閱被提出的采用書(shū)面決議形式的決議的規(guī)定并不適用于以上情況。
 
15. 成員在提出決議及陳述書(shū)方面的權(quán)利有否任何主要變更?
 
根據(jù)舊《公司條例》(第32章)(下稱「舊條例」)第115A條,符合某最低人數(shù)規(guī)定的成員,可請(qǐng)求公司傳閱就下屆周年大會(huì)被提出的決議,或有關(guān)任何成員大會(huì)被提出的決議或?qū)⒃谠摃?huì)議上處理的事務(wù)而字?jǐn)?shù)不多于1000字的陳述書(shū)。如法院信納該權(quán)利正被濫用,以取得在帶誹謗性質(zhì)的事宜上不必要的宣傳,則該公司無(wú)須傳閱陳述書(shū)。除非公司另有決議,否則提出這項(xiàng)請(qǐng)求的成員須承擔(dān)傳閱費(fèi)用。
 
在新條例下,第582、615及616條訂明,就成員在周年大會(huì)上提出的決議而言,如傳閱該決議所須的最低人數(shù)規(guī)定的要求于周年大會(huì)舉行前的6個(gè)星期之前,或(如在上述時(shí)間之后送抵公司的話)該會(huì)議的通知發(fā)出之前送抵公司;以及就成員在周年大會(huì)被提出的決議或作出有關(guān)周年大會(huì)事務(wù)的陳述書(shū)而言,如公司及時(shí)收到傳閱該陳述書(shū)所須的最低人數(shù)規(guī)定的要求,而在發(fā)出會(huì)議的通知時(shí)可同時(shí)送交該陳述書(shū),公司就須承擔(dān)傳閱該決議及該陳述書(shū)的費(fèi)用。此外,無(wú)須傳閱成員陳述書(shū)的準(zhǔn)則有所更改,如公司或聲稱感到受屈的人提出申請(qǐng),而原訟法庭應(yīng)申請(qǐng)而信納要求傳閱的權(quán)利正被濫用或正被用以在帶誹謗成分的事宜上,取得不必要的宣傳,則無(wú)須傳閱陳述書(shū)(第583條)。
 
16. 在新條例下要求以投票方式表決的最低人數(shù)規(guī)定為何?
 
在新條例下,要求以投票方式表決的最低人數(shù)規(guī)定是5名有權(quán)在成員大會(huì)上表決的成員,或占全體有權(quán)在該成員大會(huì)上表決的成員的總表決權(quán)5%的一名或多于一名成員(第591條)。
 
17. 在新條例下委任代表的新規(guī)則為何?
 
在新條例下委任代表的新規(guī)則如下:
 
有權(quán)委任另一人為代表適用于所有公司(第596(1)條);
 
擔(dān)保有限公司可藉公司的章程細(xì)則,規(guī)定只可委任公司的成員為代表(第596(2)條);
 
有股本的公司的成員可委任多名代表(第596(3)條);
 
如有人要求投票表決,須指定委任代表所需的通知時(shí)間(第598條);
 
委任或終止代表可以電子形式送交公司(第599條);
 
由公司發(fā)出的代表委任文書(shū),須使有關(guān)成員能夠指示有關(guān)代表就每項(xiàng)決議,表決贊成或表決反對(duì)(或在沒(méi)有指示的情況下,就該等決議行使該代表的酌情決定權(quán))(第601條);
 
公司的章程細(xì)則可賦予成員或代表比新條例所賦予的權(quán)利更廣泛的權(quán)利(第608條)。
 
18. 在新條例下,公司備存前成員記錄、決議及成員大會(huì)記錄,以及一人成員公司決定的書(shū)面記錄,其最少的時(shí)間為多少?
 
如屬前成員記錄,最少的期限為自該人不再是公司成員的日期起計(jì)的10年(第627(5)條)。如屬?zèng)Q議及成員大會(huì)記錄,以及一人成員公司決定的書(shū)面記錄,期限為自有關(guān)決議、會(huì)議或決定的日期起計(jì)最少10 年(第618(2)條)。
 
19.在新條例下,備存董事登記冊(cè)及公司秘書(shū)登記冊(cè)有否任何主要變更?
 
有。在新條例下,董事登記冊(cè)(第641條)及公司秘書(shū)登記冊(cè)(第648條)可分開(kāi)備存。至于與這項(xiàng)變更有關(guān)的過(guò)渡性及保留安排,請(qǐng)參閱附表11第114及117條。登記冊(cè)可備存于公司的注冊(cè)辦事處或《公司紀(jì)錄(查閱及提供文本)規(guī)例》(第622I章)訂明的地方(第641(3)及648(3)條)。該規(guī)例訂明的地方是香港某一地方。
 
在新條例下,有關(guān)幕后董事的詳情無(wú)須載于董事登記冊(cè)。至于與這項(xiàng)變更有關(guān)的過(guò)渡性及保留安排,請(qǐng)參閱附表11第116條。
 
如公司秘書(shū)是自然人,舊條例有關(guān)登記冊(cè)須載有公司秘書(shū)「通常住址」的規(guī)定由須載有公司秘書(shū)通訊地址的規(guī)定所取代(第650(1)(a)條)。至于與這項(xiàng)變更有關(guān)的過(guò)渡性及保留安排,請(qǐng)參閱附表11第118至119條。
 
20.在新條例下,備存海外登記支冊(cè)有否任何主要變更?
 
舊條例第103條有關(guān)備存登記支冊(cè)的特許證制度已予以廢除,由通知制度所取代,規(guī)定在香港以外地方備存登記支冊(cè)的公司,須在15日內(nèi)通知公司注冊(cè)處處長(zhǎng)備存該登記支冊(cè)所在的地址及該地址的任何更改,以及登記支冊(cè)的中止(第636及639條)。舊條例關(guān)于公司可在香港以外其經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的地方或附近備存登記支冊(cè)的規(guī)定,由新條例第636(1)條取代。該條訂明,如有股本的公司的章程細(xì)則批準(zhǔn)該公司在香港以外地方備存該公司居于當(dāng)?shù)氐某蓡T的登記支冊(cè),該公司可于當(dāng)?shù)貍浯嬖摰怯浿?cè)。
 
公司如在香港以外地方備存登記支冊(cè),須于備存該公司的登記主冊(cè)所在的地方,備存該登記支冊(cè)的復(fù)本,并于在該登記支冊(cè)作出記項(xiàng)后的15日內(nèi),將該記項(xiàng)的文本,傳轉(zhuǎn)至其注冊(cè)辦事處,以及更新該登記支冊(cè)的復(fù)本(第637條)。
公司如中止登記支冊(cè),該登記支冊(cè)的所有記項(xiàng),均須轉(zhuǎn)移至該公司在香港以外的同一地方備存的另一登記支冊(cè)或該公司的成員登記冊(cè)(第639(2)條)。
 
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最后更新時(shí)間:2022-09-21 閱讀:68次

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